Los beneficios de la Inteligencia Artificial para los profesionales de la comunicación interna: eficiencia, inspiración y ahorro del tiempo

Un nuevo encuentro de socios de DIRCI para abordar uno de los temas más populares de los últimos meses: la inteligencia artificial, sus pros y sus contras

Por Helena Ramírez, especialista en comunicación interna en MediaMarkt y socia de DIRCI

El último debate de las personas asociadas de DIRCI se ha orientado sobre uno de los temas más polémicos en los últimos meses: la inteligencia artificial. 

Anna Albert, experta en transformación digital interna y socia de DIRCI y quién ha liderado el encuentro, ha abordado la IA a partir de tres palancas clave: qué es, en qué momento la comunicación interna ha empezado a contar con ella y cuáles son las aplicaciones y herramientas más útiles para los departamentos de la comunicación interna de la compañía. 

Durante el debate tanto Anna Albert como el resto de socios han compartido una lista de herramientas y aplicaciones claves para mejorar el trabajo de los equipos de Comunicación Interna.

En el primer encuentro de personas asociadas de 2023, la socia de DIRCI ha compartido con el resto de socios las claves de la IA: combinaciones de algoritmos planteados con el propósito de crear máquinas que presenten las mismas capacidades que el ser humano.  Anna ha puntualizado sobre  tres claves de la IA respecto a la comunicación interna: eficiencia, inspiración y ahorro del tiempo. Orientados a mejorar los trabajos que verdaderamente aportan valor a la compañía, la IA ha llegado para ayudarnos a reducir procesos, pero no para sustituirnos.

Por otro lado, ha compartido con el resto de participantes uno de los últimos proyectos en los que ha trabajado con una herramienta de inteligencia artificial, en su caso un Chatbot en Teams con un acceso muy rápido y ágil que ha agilizado la resolución de dudas de los diferentes empleados. Este proyecto ha evidenciado que los robots siguen necesitando de los humanos para aprender a gestionar todos los contenidos. 

Para Anna Albert, el departamento de comunicación interna ha evolucionado: empezó con la voluntad de informar y ha ido creciendo hasta convertirse en un departamento clave para transformar y aportar una visión más estratégica a toda la organización.  A su vez, la evolución de los roles del departamento ha impuesto la necesidad de nuevos canales. Aquí es dónde la Inteligencia Artificial ha tomado relevancia. Pasamos de revistas y reuniones presenciales hasta llegar a soportes, herramientas y aplicaciones que ayudan a la eficiencia de la aplicación de la estrategia de la compañía.

La palabra que ha liderado la ponencia ha sido eficiencia. Si bien la IA no va a ser capaz de sustituir el trabajo desempeñado por los equipos de Comunicación Interna, si va a ser clave para agilizar los procesos, reducir el tiempo y mejorar la eficiencia. 

Limitaciones de la Inteligencia Artificial

En el momento del debate entre los asistentes, se han puesto de manifiesto algunas limitaciones de estas herramientas: a pesar de ofrecer información de forma rápida, facilitar la búsqueda de fuentes o aportar ideas, sigue siendo limitada a nivel de contenidos y no garantiza que las fuentes elegidas, sean fiables. Y, en cuanto a los equipos, nos demuestra que existen muchas herramientas para facilitar el trabajo, pero que, sin lugar a dudas, no nos une más a las personas. Además, desde los departamentos de Comunicación Interna se cuenta conocimientos sobre la organización, el estilo, el tono y los detalles de la compañía que (hasta el momento) ninguna herramienta de Inteligencia Artificial posee. 

Por ello, se ha evidenciado que los profesionales de comunicación interna debemos ser críticos ante las propuestas de la IA. Aunque nos aporte inspiración y diferentes puntos de vista sobre los que empezar a crear contenidos, debemos tener claro que la base del contenido que nos muestra, no siempre es veraz o acertada gramaticalmente. Ante ello surge la gran duda de si la reelaboración del contenido aportado nos genera más o menos trabajo. 

Una de las grandes reflexiones de la jornada ha sido la implicación que va a generar respecto al resto de equipos de la organización. La Inteligencia Artificial es la excusa perfecta para aliarse con los equipos de IT, marketing y comunicación digital, así como con los departamentos de recursos humanos y gobiernos corporativos. Todo orientado a un mismo camino: agilizar los procesos y ganar eficacia en nuestro trabajo. 

Durante el debate se ha puesto de manifiesto los nuevos roles de los empleados de comunicación interna respecto a la inteligencia artificial. Los expertos en comunicación debemos ser curiosos y flexibles ante las nuevas herramientas: animarse a curiosear, probar e investigar para entender cómo los nuevos recursos pueden aportar valor a nuestros trabajos del día a día. En definitiva, agilidad y efectividad en todas las tareas que ahora consumen más tiempo. 

Aprendizaje continuado en nuestra disciplina

El encuentro ha concluido con la idea de que, a pesar de que la IA no ha llegado para sustituirnos, es imprescindible que todos los equipos aprendan de las nuevas herramientas, las conozcan y se formen sobre ellas. Está demostrado que el entorno evoluciona constantemente, por ello hay que estar siempre al día de los nuevos recursos que aparecen. Aprender a gestionar las nuevas herramientas es clave para mejorar el desempeño de todas nuestras funciones y  aportar el máximo valor a nuestro trabajo.

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Helena Ramírez es especialista en comunicación interna en MediaMarkt y socia de DIRCI.